Scannen van nota scheelt bedrijven forse kostenpost

Kevin Raaijmakers

Bedrijven laten veel geld liggen

Staatssecretaris van Financiën Jan Kees de Jager kondigde onlangs aan om vooruitlopend op Europese regelgeving elektronisch factureren te gaan vergemakkelijken. Met ingang van 16 februari accepteert de Belastingdienst bij
belastingaangiften ingescande nota's die via internet zijn verstuurd. Dat is uitstekend nieuws voor ondernemend Nederland, tenminste als het hier klaar voor zou zijn. Maar het tegendeel lijkt het geval. Bedrijven zien nog steeds niet in waarom hun financiële afdeling nu een omslag moet maken. Zodoende laten zij een hoop geld op straat liggen, want factuurverwerking is nog altijd een enorme kostenpost.

Opmerkelijk onderzoek

Het onderzoeksbureau PanelWizard heeft onder vijfhonderd ondernemers onderzocht hoe het staat met de acceptatie van digitaal factureren. De uitkomsten zijn opmerkelijk:

• in tweederde van de bedrijven (66%) worden facturen nog - deels - handmatig afgehandeld. Dit kost de ondernemer gemiddeld 40 uur per maand;
• vier op de vijf ondernemers denkt zijn facturen over vijf jaar nog steeds op dezelfde manier te verwerken. Dit betekent dat slechts een kleine groep ondernemers nu van plan is om in de toekomst gebruik te maken van elektronisch factureren.

Verlagen kosten factuurverwerking nu mogelijk en zeer welkom

Facturen zijn standaard een enorme kostenpost voor het bedrijfsleven. Uit de Factuurmonitor 2008 is gebleken dat het verwerken van inkomende facturen daar het grootste deel van uitmaakt. Het overnemen van de gegevens van de
facturen, het controleren, rondsturen, accorderen en betaalbaar stellen van facturen is een onzichtbare kostenpost van jaarlijks euro 1,7 mrd. Het verlagen van deze kosten is in deze tijden zeer aantrekkelijk.

Wat let de ondernemer?

Hoe komt het dan dat ondernemers niet massaal overstappen op de nieuwe tijd- en kostenbesparende techniek? Waarschijnlijk is de onduidelijkheid die er heerst en onwil ten opzichte van nieuwe methodes het grootste struikelblok.
Ondernemers gaan ervan uit dat digitaal factureren gecompliceerd is en nemen geen tijd zich in oplossingen te verdiepen.
Het is de hoogste tijd om de traditie van handmatige factuurverwerking te doorbreken. Het vereenvoudigen van de regelgeving door de Europese overheid zou een eerste stap in de goede richting zijn. Daadwerkelijke kosten-besparingen zijn echter geheel afhankelijk van ondernemend Nederland zelf. Hiervoor is het noodzakelijk om nu te investeren in procesoptimalisatie, beleid en samenwerking. Staatssecretaris De Jager heeft de bestemming aangegeven en de weg geplaveid. De route zal zelf moeten worden uitgestippeld en gevolgd, dan pas kan de papierhandel definitief de deur uit.

Kevin Raaijmakers is market development manager bij Ricoh Nederland.

5 maart 2009 | Het Financieele Dagblad
Door: Raaijmakers, K.
Copyright (c) 2009 Het Financieele Dagblad